内定辞退の方法｜メール・電話の例文付きで解説
転職活動を進める中で、複数の企業から内定をもらったり、よく考えたら別の会社の方が自分に合っていると気づいたりして、内定辞退を検討することは珍しくありません。内定辞退は気まずく感じるかもしれませんが、適切な方法で行えば十分に円満な対応が可能です。この記事では、内定辞退の方法をメール・電話の例文付きで詳しく解説します。
内定辞退は失礼なこと？まず心構えを整える
内定辞退に罪悪感を感じる方は多いですが、転職は人生の重要な決断であり、自分にとって最善の選択をすることは当然の権利です。企業側も内定辞退は一定数あるものとして採用計画を立てています。ただし、企業側の採用リソースをいただいた以上、誠実かつ迅速に対応することがマナーです。
内定辞退のベストな方法：電話かメールか
内定辞退は、基本的に電話で行うのがビジネスマナーとして望ましいです。電話が繋がらない場合や、補足として使う場合はメールを活用しましょう。転職エージェント経由で応募した場合は、まずエージェントに連絡し、辞退の連絡を代行してもらうのが一般的です。
電話での内定辞退：例文と手順
電話をかける前の準備
- 辞退の理由を簡潔にまとめておく（長々と説明する必要はない）
- 採用担当者の名前と連絡先を確認する
- 連絡は内定通知後、できる限り早めに（理想は1〜3日以内）
- 相手の業務時間内（9〜17時）に電話する
電話での例文
「お世話になっております。先日、内定のご連絡をいただきました〇〇と申します。採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。」
（担当者に繋がったら）
「このたびは内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。大変ありがたいお話をいただきながら誠に恐縮ではございますが、熟慮した結果、今回は内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。選考を通じて貴社の魅力を存分に感じさせていただきましたが、最終的に別の方向でキャリアを歩む決断をいたしました。採用にかけていただいた多大なお時間とご尽力に、深くお礼申し上げます。」
メールでの内定辞退：例文
電話での連絡が難しい場合や、電話後に書面でも伝えたい場合はメールを活用しましょう。
メール例文
件名：内定辞退のご連絡（〇〇 〇〇）
〇〇株式会社
採用担当 △△様
お世話になっております。〇〇と申します。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
大変光栄なお申し出をいただきながら、誠に恐縮ではございますが、熟慮の末、今回は内定を辞退させていただく決断をいたしました。
選考の過程で貴社の事業や社風について深く理解でき、大変魅力的に感じておりましたが、自身のキャリアプランを総合的に考慮した結果、このような決断に至りました。
採用活動においてお時間とご尽力をいただきましたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇 〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇@〇〇〇.com
内定辞退でやってはいけないこと
- 連絡を先延ばしにする（企業の採用計画に支障をきたす）
- メールのみで済ませる（電話が基本、特に最終面接以降は必須）
- 内定承諾後に辞退する（やむを得ない場合は除くが、なるべく避けるべき）
- 理由を詳細に話しすぎる・批判的な内容を伝える
- そのまま連絡をしない・音信不通になる（絶対にNG）
転職先を再検討したい方は、求人情報から改めて探してみましょう。転職活動の進め方でお悩みの方は無料相談もご活用ください。
よくある質問（FAQ）
Q1. 内定承諾後でも辞退できますか？
法律上は内定承諾後でも辞退は可能ですが、企業側への影響が大きいため、できる限り早めに連絡することが重要です。内定承諾書に署名・捺印した場合でも法的拘束力はないことが多いですが、企業によっては損害賠償を請求されるケースもゼロではありません。誠実に対応し、可能な限り早期に連絡しましょう。
Q2. 転職エージェント経由の場合はどうすればよいですか？
エージェント経由の場合は、まずエージェントに内定辞退の意向を伝えましょう。エージェントが企業への連絡を代行してくれます。エージェントに黙ったまま直接企業に連絡することは、今後の関係に支障をきたす可能性があるため避けましょう。
Q3. 内定辞退の理由は正直に伝えるべきですか？
詳細な理由を説明する義務はありません。「一身上の都合により」「キャリアプランを考慮した結果」という表現で十分です。ただし、「他社の内定を受けた」という事実は、特に聞かれなければ言わなくてよいです。批判的な内容（「給与が低かったから」「社風が合わなかったから」）は伝えない方が賢明です。
まとめ
内定辞退は、適切なタイミングと方法で行えば十分に円満な対応が可能です。基本は電話、補足としてメール、エージェント経由なら担当者に連絡というフローを守りましょう。最も重要なのは「できる限り早めに連絡すること」と「誠実な対応をすること」の2点です。辞退の連絡を先延ばしにしたり、そのままにしたりすることだけは絶対に避けてください。丁寧な対応が、今後の転職活動におけるあなたの信頼につながります。
