履歴書の送付状（添え状）の書き方｜郵送・メール別の例文とテンプレート

履歴書や職務経歴書を郵送するときは、いちばん上に送付状（添え状）を1枚付けるのが一般的です。ハローワークの応募書類のパンフレットでも、履歴書と職務経歴書はビジネス書類なので、送付するときは一番上に送付状を付けると案内されています。書く内容は、日付・宛先・自分の名前と連絡先・応募の経緯・同封した書類の一覧・結びの挨拶で、A4で1枚に収まります。

ただ、メールで送るとき、エージェント経由のとき、手渡しのときは、送付状の扱いが変わります。この記事では、送付状が要る場合と要らない場合の見分け方、書く項目と順番、郵送・メール・ハローワーク紹介・エージェント経由・手渡しの例文、職種や状況に合わせて差し替えられる一文、よくある間違いと直し方をまとめます。封筒の要点は本文で1〜2文だけ触れ、中心は中に入れる送付状です。

送付状とは？履歴書と一緒に送る「手紙」の役割

送付状は、応募書類の中身を知らせる「手紙」の役割をする1枚です。履歴書や職務経歴書だけを封筒に入れて送ると、受け取った側は「誰から何の応募で届いたのか」をその場で読み取るしかありません。送付状があれば、日付・宛先・応募する職種・同封物の一覧が1枚でわかります。

厚生労働省が公開しているハローワークの応募書類のパンフレットでは、送付状を「A4縦サイズの白無地の紙1枚に、パソコンで横書きにより作成することが一般的」と案内しています。黒のボールペンや万年筆での手書きでも差し支えなく、手書きの場合は縦書きの手紙文にする方法もあるとされています。

送付状の中身は、応募書類そのものではありません。志望動機や自己PRは履歴書や職務経歴書に書くのが基本で、同じパンフレットでも、送付状では志望理由や自己PRを省略しても差し支えないとされています。つまり送付状は「挨拶と目録」であり、選考で評価されるのは履歴書と職務経歴書です。短く丁寧に書ければ十分で、凝る必要はありません。

本人希望欄の書き方は転職の履歴書「本人希望欄」の正しい書き方と注意点にまとめています。

送付状は必要？不要？郵送・メール・手渡し・エージェント経由の早見表

結論から言うと、書類を郵送するなら付けるのが一般的で、それ以外は送り方によって扱いが変わります。迷ったら次の表で確認してください。企業から「送付状は不要です」と指示があれば、その指示が最優先です。

エージェントを使う場合、書類の送り方や送付状が要るかどうかは、エージェントや企業によって運用が違います。最初の面談で一言確認すれば済みます。使い方の流れは転職エージェントの面談で聞かれること・服装・準備で触れています。

「不要」と言われたら付けなくてよい？

付けなくて構いません。企業の募集要項に「送付状不要」「履歴書と職務経歴書のみ送付」などの記載がある場合は、そのとおりにします。指示に反して付けても、それだけで選考に影響すると決まっているわけではありませんが、指示どおりにしておくのが無難です。指示が何もないときだけ、郵送なら付ける、と考えると迷いません。

送付状に書く項目と順番｜上から7つ

送付状は、次の順に上から書きます。ハローワークのパンフレットの記載例も、日付→宛先→差出人→件名→本文（頭語・前文、応募の経緯、書類の一覧、お願い、結語）の流れです。

宛先の書き方｜担当者名がわからないとき

• 担当者名がわかる場合は、会社名・部署名・「○○様」の3段にします
• 担当者名がわからない場合は、部署名の右に「御中」と書きます。「採用ご担当者様」と書く方法もあります（パンフレットでも差し支えないとされています）
• 求人票に「採用担当」とだけある場合は、「株式会社○○ 採用担当 御中」のように書くのが一般的です
• 「御中」と「様」は同時に使いません。「人事部 御中」か「人事部 ○○様」のどちらかです

氏名の印鑑・メールアドレスは必要か

パンフレットでは、氏名の右横に押印したり、電話番号の下にメールアドレスを書いたり、氏名だけを自筆にしたりする方法もあるが、そうしてもしなくても構わない、とされています。押印が必須というルールは示されていません。印鑑を押すかどうかで迷う時間は、本文を読み返す時間に回したほうが得です。

【基本の例文】郵送で応募書類を送るときの送付状

いちばん基本になる型です。「○○」の部分を自分の内容に置き換えれば、そのまま使えます。応募の経緯の一文は、求人サイトで見た場合・ハローワークの紹介・知人の紹介などで入れ替えます。

日付は和暦でも西暦でも構いませんが、履歴書・職務経歴書と表記をそろえるのが大切です。履歴書が西暦なら送付状も西暦にします。

頭語と結語のセット

頭語と結語は必ずセットで使います。「拝啓」で始めたら「敬具」で終えます。時候の挨拶は、パンフレットの記載例と同じ「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」を使えば、季節を問わず使えます。

応募の経緯の書き方｜求人の見つけ方別の一文

送付状でいちばん差が出るのは、応募の経緯の一文です。企業の側は、どの求人への応募かを書類から確認します。見つけた経路をそのまま短く書けば十分です。

求人番号や募集ポジション名が求人票にある場合は、件名か本文に添えると、担当者が該当の募集を探す手間が減ります。「応募書類送付の件（求人番号○○・営業職）」のような形です。

【例文】ハローワーク紹介・メール・エージェント経由・手渡しの送付状

ハローワークの紹介状がある場合

ハローワークで紹介状をもらって応募する場合は、応募書類を重ねる順番が決まっています。パンフレットでは「送付状→ハローワーク紹介状→履歴書→職務経歴書」の順に並べて封筒に入れます。

メールで送るとき｜本文が送付状の代わり

メールで履歴書や職務経歴書を送るときは、メールの本文が送付状の代わりになります。別に送付状のファイルを添付する必要は、一般的にはありません。件名で用件がわかり、本文の冒頭に宛名と名前が入っていれば足ります。

• 添付ファイルは、ファイル名に氏名を入れ、PDFにしておくと開きやすくなります（企業の指定があればその形式にします）
• ファイルが大きいときは、募集要項に容量の指定がないか確認します
• 平日の日中に送るなど、時間帯を気にする人もいますが、決まったルールがあるわけではありません。送る前に宛先と添付漏れを見直すことのほうが大切です

エージェント経由のとき

転職エージェントを通して応募する場合、書類を担当者が企業へ送る形もあれば、自分で送るよう案内される場合もあります。送付状が要るかどうかも含めて、担当者の指示に従います。「書類は自分で送りますか、そちらで送りますか。送付状は必要ですか」と最初に確認しておくと安心です。

手渡し・持参のとき

面接当日に書類を持参する場合は、送付状の形で用意しても、封筒に入れて渡すだけでも構いません。募集要項に「面接時に履歴書を持参」とあるときは、指示どおりの書類を用意します。持参する場合の日付は持参日、渡し方は封筒のまま両手で渡すのが一般的です。

職種別・状況別｜差し替えて使える応募の一文

送付状の本文に、自分の経験を一文だけ入れる方法もあります。パンフレットでも、志望理由や自己PRを送付状に書いて応募先へのアピールを強める方法はあるが、履歴書や職務経歴書に書くのが基本なので送付状では省略しても差し支えない、とされています。入れる場合は、1〜2文にとどめます。次の表は、未経験の職種に応募するときに差し替えられる例です。自分の経験に置き換えて使ってください。

空白期間の説明の仕方は空白期間（ブランク）ありの転職｜面接での説明方法と例文、転職回数が多い場合は転職回数が多いと転職エージェントに不利？回数別の対策と伝え方に詳しく書いています。

なお、実際の経験と無関係なことを書くのは避けます。書いた内容は面接で聞かれやすいので、自分の言葉で説明できる範囲にとどめるのが安全です。

送付状でよくある間違い8つと直し方

間違いやすいのは、送付状を書き終えたあとの見直しを省くことです。誤字脱字、宛名の誤り、日付の食い違いは、送る前に一度声に出して読むだけで気づけます。応募書類全体の落とし穴は転職エージェントの書類選考に通らない原因7つと対策も参考になります。

送付状の体裁｜用紙・フォント・手書きかパソコンか

手書きかパソコンかは、履歴書と必ずしも合わせなくても構いません。履歴書が手書きで送付状がパソコン、という組み合わせもあります。

手書きで縦書きにするときの骨子

手書きの縦書きにする場合は、パンフレットが触れているとおり通常の手紙文の形式です。日付は右上、宛先は右、本文は中央、差出人は左下に置くのが一般的な配置です。慣れていなければ、横書きのパソコン作成で十分です。わざわざ縦書きにしなくても、評価が下がるという根拠は示されていません。

封筒に入れる前のチェックリスト｜送付状と同封物の並べ方

ここでは中に入れる書類の確認を行います。ハローワークのパンフレットでは、上から送付状・紹介状（ある場合）・履歴書・職務経歴書の順に並べ、折らずに入れるのが好ましいと案内されています。

1. 送付状の宛名・日付・氏名を読み返した
2. 履歴書と職務経歴書の日付と、送付状の日付がそろっている
3. 同封物の一覧に書いた書類と、実際に入れた書類が一致している
4. 履歴書の写真・日付・氏名に抜けがない
5. 上から送付状→（紹介状）→履歴書→職務経歴書の順に重ねた
6. クリップなどで書類が崩れないようにした
7. 手元にコピーを取り、面接前に読み返せるようにした
8. 封筒は書類を折らずに入れられる大きさのものを選んだ

コピーを取っておくのは、面接で「書類に書いたこと」を聞かれるためです。パンフレットでも、提出した書類のコピーを面接前に確認するよう勧められています。

本文でよく使う言い回しの早見

送付状と一緒に送る封筒の宛名や入れ方は、履歴書の封筒の書き方の記事で確認できます。

応募先ごとに書き換える箇所｜使い回しで起きやすいミス

送付状は、1社分を作ったら残りは使い回す人が多い書類です。そのぶん、前の応募先の名前が残ったまま送ってしまうミスが起こりやすくなります。複数社に同時に応募するときは、書き換える箇所を決めておくと防げます。

ファイル名に応募先の会社名を入れて保存しておくと（例：送付状_○○社_1020）、どの会社に何を送ったか後から見返せます。応募状況の管理は、会社名・応募日・選考の状況を一覧にしておくと、面接の日程調整のときも慌てません。

書類の入れ忘れ・差し替えを後から送るとき

封入し忘れや誤字に気づいて、書類を追加で送ることもあります。その場合も、短い送付状を付けて、何の書類をなぜ送るのかを書きます。理由は一言で足ります。

メールで送った書類に誤りがあった場合も、同じ考え方で、訂正版を添付して理由を一言添えます。訂正版を送ってよいかどうかは、まず電話かメールで担当者に伝えて指示を仰ぐほうが確実です。

よくある質問

Q. 送付状は手書きとパソコン、どちらがよいですか？

どちらでも構いません。パンフレットでも、パソコンで横書きが一般的だが、手書きでも差し支えないとされています。読みやすさを優先して選んでください。

Q. 送付状は本当に必要ですか？不要と言われたらどうしますか？

郵送なら付けるのが一般的ですが、募集要項に「不要」とあればそれに従います。メール送付では本文が送付状の代わりになるので、別に作る必要は一般的にありません。

Q. 志望動機は送付状に書いたほうがよいですか？

履歴書や職務経歴書に書くのが基本です。送付状では省略しても差し支えないとされています。書く場合も1〜2文にとどめます。志望動機の考え方は転職の面接で「志望動機」を聞かれたら？業種別例文と答え方のコツも参考になります。

Q. 担当者の名前も部署もわからないときは？

「株式会社○○ 採用ご担当者様」または「株式会社○○ 人事部 御中」のどちらかで書きます。「御中」と「様」を重ねないことだけ気をつけてください。

Q. 応募先の会社名は、(株)と略してもよいですか？

略さず、「株式会社」と正式名称で書きます。株式会社が前につくか後につくかも、求人票や企業サイトの表記どおりに写します。

Q. メールで送るとき、PDFとWordはどちらがよいですか？

企業の指定がなければPDFが無難です。レイアウトが崩れにくく、閲覧環境に左右されにくいためです。

Q. 封筒に入れるとき、気をつけることはありますか？

ハローワークのパンフレットでは、書類を折らずに入れられる大きめの封筒（角2型）に、送付状・紹介状（ある場合）・履歴書・職務経歴書の順で重ねて入れ、クリップなどで崩れないようにするのがよいとされています。送付状自体は1枚が基本です。

まとめ｜送付状は「短く正確に」が基本

• 郵送で応募書類を送るなら、いちばん上に送付状を1枚付けるのが一般的。メールでは本文が送付状の代わり
• 項目は日付・宛先・差出人・件名・本文・同封物の一覧・「以上」の順。A4・1枚に収める
• 応募の経緯は求人の見つけ方に合わせて一文。志望動機や自己PRは履歴書や職務経歴書に書き、送付状では省略してよい
• 日付は提出日、宛先は正式名称、「御中」と「様」は重ねない。表記は他の書類とそろえる
• 企業から「不要」と指示があれば付けない。エージェント経由なら、要るかどうかを担当者に確認する

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